Праздник всегда с тобой. Часть 5. Медийное спасение утопающих

Есть в организации мероприятий такая больная тема, как информационная поддержка. Причем, неприятная эта история для обеих сторон: организаторы ивентов досадуют, что про них не пишут, а журналисты вообще не понимают, что от них хотят. Это пост о том, что местные журналисты иногда ленивы, редакторы – порой, забывчивы, а спасение утопающих – дело рук самих утопающих.

В большинстве случаев об информационном партнерстве можно договориться практически с любым  СМИ. Только есть ряд нюансов: некоторые хотят быть главными и единственными партнерами, других не интересуют мероприятия меньше, чем в нескольких тысяч участников, а третьи страдают тонкой душевной организацией и не станут поддерживать событие, которое освещает другое, не симпатичное им СМИ. Есть еще и те издания/телеканалы, которым ваше событие просто не интересно.  И это нормально.

В конце концов, маловероятно, что ваше мероприятие интересно всем . Следовательно, нужно определить с аудиторией и подходящими СМИ.

И еще, например, телевизионщики не любят круглые столы и прочие общественные дискуссии – там нечего снимать, кроме говорящих голов, деловые издания вряд ли заинтересуются небольшим рок-концертом или вечером КВН, маловероятно, что развлекательным сайтам по душе придется «ура-политическая» акция, и так до бесконечности.

Уверена, каждому, кто затевает очень хорошее, по его личной оценке, мероприятие, хочется увидеть на нем максимальное количество прессы. Все два с половиной телеканала, ряд лауреатов «Золотой запятой» с диктофонами и несметное количество мигающих вспышками папарацци. Это утопия. Если, конечно, вы не проводите городской карнавал, выставку яиц Фаберже или областной День Победы.

Так что с самого начала стоит не строить иллюзий и выбрать три-четыре СМИ, в которых вы бы хотели пиарить свой ивент. И работать с ними точечно и нудно. Сейчас поясню.

Когда речь идет об информационном партнерстве, то интернетчики обычно с радостью соглашаются – им не трудно, места у них много. Особенно, если все тексты и фотографии для размещения вы предоставите сами. Сложнее дело обстоит с печатными медиа, ТВ и радио – им нужно специально для вас выделять часть печатной полосы или эфирное время, которое могло бы быть заполнено платной рекламой. Иными словами, информационная поддержка – это почти всегда благотворительность.

К переговорам об информационной поддержке стоит отнестись так же чутко, как и к разговору с людьми, которые гипотетически могут дать вам денег на проведение мероприятия. Что вы можете предложить СМИ? Логотип на полиграфии и устное упоминание – это, будем честны, весьма слабые аргументы. Мы прекрасно понимаем, что логотип на афишке не увеличит тиражи издания, а устное упоминание со сцены не приведет на сайт толпы читателей. Все это очень относительные, хотя и приятные для имиджа медиа ценности.

Предлагать стоит: позиционирование на событии (прокат промо-ролика, размещение выгородки и прочие более-менее оригинальные решения), участие в организации, билеты, эксклюзивную информацию и прочее. Если вы проводите конкурс, то можно предложить партнерам учредить свою номинацию, на конференции – выступить с докладом – словом, креативные решения.  По большому счету, работа с инфопартнерами – это отчасти маркетинг. Предлагайте интересные активности, классный и стильный контент, и все будет хорошо.

Со своей стороны определитесь, чего вы хотите от вашего партнера: количество анонсов, отчет, интервью с гостем вечера или что-то еще, а так же, нужно ли упоминать в каждом анонсе и отчете спонсоров (это ведь вы предлагаете тем, кто даст вам денег). Никто не бросит всю работу и не станет заниматься сугубо вашим мероприятием, так что не требуйте невозможного, лучше сосредоточьтесь на изящных решениях.

После того, как вы придете к какому-от общему знаменателю с инфопартнером, сведите все свои договоренности и даты в единый файл: когда сдается в типографию журнал Н, когда начинается прокат ролика на радиостанции М, в какие даты выходит афиша на сайте Р и так далее. И помните: кроме вас никто не проследит за тем, чтобы ваши анонсы и отчеты вышли.

Даже самые ответственные редакторы и журналисты могут забыть о том, что они вам обещали. И тут нужно не обижаться на чью-то безответственность, а предупреждать ситуацию. Умение писать пресс-релизы – отличный навык для организатора мероприятий. Да и собственная база адресов СМИ будет не лишней.  Как ее собрать? Да хотя бы скопировав адреса с сайтов изданий и телеканалов.

О чем еще стоит помнить? Иногда в СМИ не хватает рабочих рук, так что если вы сами позаботитесь о том, чтобы подготовить фотографии отчет о прошедшем событии, цены вам не будет.

В идеальном мире за контакты с прессой при подготовке мероприятия отвечает отдельный человек. В реальном – это еще одна составляющая невыполнимой миссии по организации ивента, которая ляжет на ваши плечи. И после второго раза это, в общем-то даже не больно.